“Há grandes ineficiências em empresas que operam processos manuais”
Como estimular a produtividade dos colaboradores, reduzir custos operativos e diminuir os erros associados aos processos manuais

Rita Gonçalves
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A implementação massiva de sistemas automatizados pode ajudar as empresas europeias a estimular a produtividade dos colaboradores, reduzir custos operativos e diminuir os erros associados aos processos manuais, conclui um estudo da Lexmark.
A empresa inquiriu trabalhadores de escritório em toda a Europa sobre as etapas e o tempo que gastam a executar tarefas administrativas. A pesquisa descobriu “grandes ineficiências” em empresas que operam processos manuais.
Os colaboradores inquiridos afirmaram completar tarefas administrativas como preencher contratos, processamento de encomendas e inserção de dados de cartões de visita em bases de dados e livro de endereços de forma manual em vez de o fazerem através de um processo automatizado.
Dos questionados, 59% acham que os processos para completar tarefas administrativas na sua empresa são demasiado complicados, afirmando que há muitos passos envolvidos. É mostrada uma correlação directa entre a dificuldade de completar estas tarefas e o tempo gasto nas mesmas. Um terço dos inquiridos gasta três horas ou mais por semana só em tarefas administrativas. Além disso, 70% pensam que este tempo aumentou nos últimos cinco anos, apontando que as empresas estão com isso a gastar tempo valioso das equipas.
O estudo sublinha ainda que, a nível pessoal, as equipas ponderam eliminar formas antiquadas e pouco produtivas de trabalhar. Perante a pergunta “qual é o maior problema associado aos processos administrativos manuais?”, 50% respondeu que “demoram muito tempo a ser completados”.
Porém, há outras implicações para o negócio além da produtividade. Um quarto dos inquiridos indicaram que o seu maior problema com os processos de administração manual é a sua propensão ao erro. Além disso, quase dois terços dos trabalhadores europeus inquiridos experienciaram uma situação na qual um erro proveniente de uma tarefa de administração manual custou dinheiro à empresa.
“Mais teclas digitadas traduz-se em custos de inserção de dados, mais erros e ciclos de input de dados mais lentos. Assim, a empresa deve rever a sua abordagem relativamente aos dados corporativos e à forma como estes são manuseados nas tarefas diárias”.