Outsourcing melhora eficiência operacional, por Sandra Andrade (Xerox)
“Os serviços de outsourcing proporcionam efectivas melhorias de produtividade e rentabilidade operacional”
Rita Gonçalves
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Por Sandra Andrade, Communications Manager da Xerox Portugal
Cada vez mais as empresas procuram nos prestadores de serviços de outsourcing quem as ajude a melhorar a sua própria rentabilidade, libertando-se assim de actividades que definitivamente não fazem parte das suas áreas de competência inata.
Nesse exercício de selecção, é particularmente importante que os gestores reconheçam as diferenças na oferta de valor de cada prestador de serviços.
Tem vindo a notar-se uma alteração de paradigma, ao nos apercebermos que as empresas já assumem o que todos os analistas de mercado há muito indicavam; que os serviços de outsourcing proporcionam efectivas melhorias de produtividade e rentabilidade operacional.
Libertar as empresas para que se concentrarem naquilo que é mais importante para o seu negócio, ao mesmo tempo que lhes permite obter flexibilidade, capacidade de diferenciação no mercado, riscos operacionais reduzidos e aumento da satisfação dos seus clientes e colaboradores, esse é o grande desafio de qualquer prestador de serviços.
Todos os indicadores nacionais e internacionais, apontam para que os serviços em outsourcing têm evoluído enquanto boa prática na melhoria do desempenho das empresas, revelando-se um excelente impulsionador para as organizações atingirem um nível de performance de excelência.
Por exemplo, quando uma empresa entrega em outsourcing alguma ou toda a área de impressão, gestão documental ou de processos de negócio, poderá alcançar economias financeiras e assim redireccionar esses recursos para iniciativas que originam um crescimento sustentável e rentável e que podem visar a melhoria substancial dos níveis de serviço aos clientes.
Na realidade são ainda poucas as organizações que se apercebem de que podem chegar a gastar até 3% das suas receitas, por exemplo, com a gestão da impressão. É por isso necessário olhar para a estrutura de custos sob uma nova perspectiva, incluindo todas as variáveis da impressão de documentos, como consumíveis, manutenção, assistência e recursos alocados a essa gestão.
E a acrescer a isto a dificuldade de controlar os custos, prende-se também com o facto de os gastos estarem muitas vezes dispersos por vários departamentos. São os chamados custos escondidos. Deste grupo fazem parte igualmente os custos com a impressão de documentos feita fora das organizações, por exemplo em centros de reprografia externos.
Hoje em dia, o outsourcing não se traduz apenas na redução de custos, pese embora seja um importante factor a ter em conta por todos os gestores em qualquer decisão. O desafio está em encontrar o equilíbrio perfeito entre a redução de custos, aumento dos resultados e manutenção do controlo operacional. Subjacente a este desafio estão objectivos de curto e médio prazo, que constituem preocupações básicas de qualquer organização que pretenda ver crescer o seu negócio de forma sustentada: a satisfação dos seus clientes e colaboradores, a responsabilidade social e ambiental e a forma como gere a informação e a comunicação interna e externa.
O desafio transforma-se em encontrar o parceiro ideal, em quem se possa confiar e ao mesmo tempo manter o controlo da organização.