Após 10 anos de cerco à cidade fortificada de Troia, os Gregos finalmente inventaram um estratagema para quebrar a sua resistência: construir um cavalo de madeira, esconder nele alguns guerreiros e fingir uma retirada. Os troianos trouxeram o cavalo para dentro das suas muralhas, os guerreiros abriram as portas da cidade e esta foi arrasada.

Ao longo do tempo, foram utilizados muitos estratagemas para vencer as guerras. A queda de Constantinopla foi acelerada pela passagem de navios por terra para contornar uma barreira intransponível por mar. Cortés conseguiu ser recebido na corte de Montezuma, enganando-o e conquistando o Império Azteca.

Todos estes casos demonstram o perigo de acolher algo ou alguém que, à primeira vista, parece benigno, mas que comporta grandes riscos. Uma dessas condições está frequentemente escondida nos contratos com fornecedores, nomeadamente nos de prestação de serviços.

A cláusula de auto-renovação é uma caraterística comum a muitos contratos. Com frequência, o final do ano civil coincide com a época de renovações automáticas.

Um contrato de prestação de serviços ter condições de auto-renovação parece uma boa ideia, pois garante que não há interrupção do trabalho. Se está satisfeito, porque não deixar prolongar-se indefinidamente? Pode sempre rescindir, certo?

No entanto, existem assimetrias ocultas na maioria das cláusulas de auto-renovação que podem funcionar como um Cavalo de Troia, permitindo que os fornecedores aumentem os custos a longo prazo.

Um contrato é frequentemente renovado pelo mesmo período do prazo inicial – mais um, três ou cinco anos. O período de denúncia pode ser amplo – 90 dias por exemplo – e quando se lembra, já é tarde demais para fazer alguma coisa. Na maior parte das empresas, os custos não considerados vitais podem estar em piloto automático. Quando alguém tem alguma disponibilidade de tempo para os investigar, há uma grande probabilidade de não coincidir com o melhor período para negociar.

Para piorar a situação, a renovação automática pode ter disposições contratuais relacionadas com o preço, tais como a reversão para as “taxas por defeito” de um serviço ou estar associado a uma percentagem fixa de aumento ou indexação.

Por vezes, estes contratos permitem que o fornecedor anuncie novos preços imediatamente antes da renovação, dando um curto período – duas semanas, por exemplo – para que o cliente encontre rapidamente uma nova solução com um fornecedor alternativo e rescinda, ou aceite implicitamente, estas novas condições.

As novas comunicações de preços podem chegar durante as férias de verão ou de Natal, permanecendo na secretaria ou no correio eletrónico durante dias, notadas demasiado tarde para que se possa agir.

E sendo que custa cinco a sete vezes mais adquirir um novo cliente do que manter um cliente existente, uma vez que envolve despesas relacionadas com esforços de marketing, publicidade e vendas, faz todo o sentido para o vendedor incluir condições
de renovação automática em todos os contratos. Faz muito menos sentido que o cliente as aceite.

O que podemos então fazer para evitar esta armadilha?

Se tiver um forte poder negocial, pode simplesmente exigir que a cláusula desapareça de vez ou que, após o prazo inicial, seja renovada apenas por 30 dias consecutivos. Isto proporciona-lhe todas as vantagens, sem as desvantagens.
Quando o contrato é de aceitação definitiva, como acontece com muitos serviços públicos e de telecomunicações, há várias opções disponíveis.

A mais óbvia é marcar no calendário um lembrete para rever a situação com antecedência. No entanto, esta opção tem desvantagens associadas. A primeira é que o calendário, pode parecer vazio, mas daqui a um ou mais anos, muito provavelmente não o estará -outras prioridades surgirão. Outra desvantagem é que a tecnologia pode falhar e o lembrete pode desaparecer. Além disso, pode deixar de exercer a função na empresa e o seu substituto não ter essa prioridade.

Outra opção é, cada vez que assinar um contrato com uma cláusula de renovação automática, entregar uma carta de rescisão para o mesmo prazo, com a menção de que espera que o serviço continue nas mesmas condições, até ser celebrado um novo contrato com o mesmo ou outro fornecedor. Afinal, se tem um prazo de pré-aviso de 60 dias, pode entregá-lo em qualquer altura antes do seu fim. Isso manterá o fornecedor em alerta, pois sabe que pode perder um cliente a qualquer momento.
Embora poucas pessoas utilizem este estratagema, este pode ser o melhor contra-ataque aos truques dos fornecedores que se escondem nas cláusulas de renovação automática. Qual o seu Cavalo de Troia?